راهنمای گوگل کلندر؛ مدیریت زمان در همه جا - مجله هدیه

گوگل کلندر از محبوب ترین ابزارهای مدیریت زمان و برنامه ریزی به شمار می رود که با امکانات متنوع، جایگزینی عالی برای تقویم های کاغذی و روش های سنتی بهره وری شده است. قابلیت تنظیم تقویم شمسی، افزونه ها، فارسی سازی و استفاده در سیستم عامل های مختلف مانند ویندوز و آیفون از ویژگی هایی است که باعث کاربردی بودن این ابزار در کنار ابزارهای دیگری مانند گوگل مپ، گوگل کولب و گوگل ای آی استودیو شده است. به همین علت هم در این مطلب آموزش کار با گوگل کلندر را مرور می کنیم.

گوگل کلندر چیست؟

گوگل کلندر (Google Calendar) یا تقویم گوگل همان طور که نام آن بیان می نماید یک سامانه تقویم آنلاین رایگان عرضه شده از سوی گوگل است که به کاربران امکان می دهد تا رویدادها، جلسات، قرار دیدار ها و برنامه های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود را به آسانی ثبت و مدیریت نمایند. این ابزار در فضای ابری اجرا می گردد و به همین علت کاربران می توانند از هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به تقویم خود دسترسی داشته باشند. گوگل کلندر از سال 2006 عرضه شد و به مرور زمان با افزودن ویژگی های پیشرفته، تبدیل به یکی از محبوب ترین ابزارهای برنامه ریزی در دنیا شده است.

دانلود گوگل کلندر

گوگل کلندر یک برنامه بهره وری کراس پلتفرم تحت فضای ابری است. به این معنی که می توانید از آن در پلتفرم های مختلف مانند ویندوز، اندروید و iOS بهره ببرید.

گوگل کلندر برای ویندوز

اگرچه گوگل کلندر برنامه رسمی دسکتاپ برای ویندوز ندارد، اما می توان از روش های جایگزین استفاده کرد. در حالت عمومی استفاده از تقویم گوگل در ویندوز کار بسیار آسانی است. به بیان دیگر در ویندوز باید از گوگل کلندر وب بهره ببرید. باید مرورگر دلخواه خود را باز کنید و به نشانی calendar.google.com بروید. سپس می توانید تقویم گوگل را در یک صفحه گسترده در اختیار داشته باشید.

بعلاوه می توانید در نرم افزار مایکروسافت اوت لوک، تقویم گوگل را همگام سازی کنید و به آن دسترسی داشته باشید. اپلیکیشن های شخص ثالث مانند OneCalendar یا Thunderbird Lightning هم امکان مشاهده و ویرایش گوگل کلندر روی ویندوز را فراهم می نمایند.

گوگل کلندر برای اندروید

تقویم گوگل از جمله اپلیکیشن هایی است که به صورت پیش فرض روی همه گوشی های اندرویدی نصب نیست و اگر چنین باشد، برای استفاده، باید آن را از فروشگاه گوگل پلی دانلود کنید. برای این کار کافی است به فروشگاه پلی رفته و Google Calendar را جست وجو یا مستقیما از پیوند زیر بهره ببرید.

گوگل کلندر برای آیفون

حتی اگر از آیفون یا آیپد استفاده می کنید، باز هم می توانید از امکانات متنوع گوگل کلندر بهره ببرید. برای این منظور باید در اپ استور اپل، در پی Google Calendar باشید یا با کلیک روی لینک زیر مستقیما به آن دسترسی داشته باشید.

اپلیکیشن گوگل کلندر برای iOS امکانات کاملی از جمله ایجاد رویداد، افزودن مهمان، تنظیم هشدار و مشاهده تقویم های مختلف را ارائه می دهد. بعلاوه اگر از اپلیکیشن Apple Calendar استفاده می کنید، می توانید حساب گوگل خود را به آن اضافه نموده و به تقویم آن دسترسی داشته باشید.

کار با گوگل کلندر

برای استفاده از تقویم گوگل، تنها کافی است یک حساب گوگل داشته باشید و به نشانی calendar.google.com وارد شوید یا از اپلیکیشن آن در گوشی بهره ببرید. پس از ورود به محیط تقویم می توانید هر یک از کارهای زیر را انجام دهید.

• رویداد تازه ای ایجاد کنید.
• زمان و تاریخ دقیق برای هر رویداد را انتخاب کنید.
• یادآوری (Reminder) تنظیم نمایید.
• دیگران را به رویداد دعوت کنید.
• مکان رویداد را معین کنید.
• لینک جلسه یا زوم را به آن اضافه کنید.

بعلاوه امکان مشاهده تقویم به صورت روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه فراهم است. با کلیک روی هر روز در تقویم می توانید جزئیات بیشتری را ثبت کنید و به آسانی برنامه های خود را به روزرسانی کنید.

برنامه ریزی با گوگل کلندر

گوگل کلندر یک ابزار فوق العاده کارآمد برای نظم بخشی به زندگی شخصی و کاری است. مهم ترین قابلیت های برنامه ریزی در این ابزار شامل موارد زیر می گردد.

• زمان بندی دقیق جلسات و کارها
• استفاده از رنگ های مختلف برای دسته بندی کارها
• ارسال ایمیل یا نوتیفیکیشن پیش از زمان معین شده
• هماهنگی تیمی با اشتراک گذاری تقویم ها
• تنظیم رویدادهای تکرارشونده مثل کلاس هفتگی یا جلسه ماهانه
• این امکانات به شما یاری می نمایند تا از زمان خود به شکل مؤثرتری استفاده نموده و کارهایتان را از قلم نیاندازید.

ساخت فهرست کارها

با استفاده از Google Tasks در تقویم، می توانید کارهای روزانه خود را دنبال کنید، چندین فهرست را سازمان دهی و سررسیدهای مهم را پیگیری کنید. برای این کار از پنل کناری صفحه روی ایجاد (Create) کلیک کنید و سپس کار (Task) را انتخاب کنید. هم چنین می توانید در نمای گسترده تقویم، ساعت دلخواه را انتخاب و به عنوان نوع رویداد، کار را برگزینید و سپس با افزودن عنوان، توضیح، لینک میت یا پیوست دلخواه آن را ذخیره کنید.

ایجاد یادداشت Keep

به آسانی می توانید یادداشت های مهم گوگل کیپ را هنگام کار در تقویم خود پیگیری کنید. فقط کافی است روی نماد Google Keep در نوار کناری صفحه کلیک کنید و یادداشتی بنویسید (Take a note) یا فهرست تازه (New list) را بزنید. در این بخش بعلاوه امکان ویرایش یادداشت های قبلی وجود دارد.

تنظیم یک قرار دیدار

با برنامه های قرار دیدار، می توانید برنامه ای برای رزرو وقت ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید و بعلاوه قرارهای رزرو شده را در کنار برنامه خود در تقویم مشاهده کنید. برای این کار با انتخاب تاریخ دلخواه یا زدن گزینه ایجاد گزینه زمان بندی قرار (Appointment schedule) را برگزینید. پس از انتخاب زمان مورد نظر، گزینه تنظیم برنامه زمانی (Set up schedule) را انتخاب کنید.

آنالیز حضور مهمانان

اگر می خواهید حضور افراد در رویداد خود را پیگیری کنید، می توانید ببینید که چه کسی دعوت شما را پذیرفته یا رد نموده است و چه کسی زمان تازهی برای جلسه پیشنهاد داده است. برای تماشا مهمانان رویداد در جدول تقویم، روی رویداد مورد نظر کلیک کنید و به بخش مهمانان (Guests) بروید.

تنظیم رویداد خصوصی

به آسانی می توانید رویدادهای شخصی به تقویم خود اضافه کنید که جزئیات آن برای دیگران نمایش داده نگردد. برای نمونه قرار دیدار با پزشک یا رویداد ورزشی شخصی برنامه ریزی کنید و قابلیت مشاهده رویداد خود را روی خصوصی تنظیم کنید. برای تنظیم این بخش، هنگام افزودن رویداد روی گزینه های بیشتر (More options) بزنید. بدین ترتیب شما جزئیات رویدادتان را در تقویم خواهید دید، اما برای دیگران فقط به صورت مشغول (Busy) نشان داده می گردد.

گوگل کلندر شمسی

یکی از مسائل کاربران فارسی زبان این است که گوگل کلندر به صورت پیش فرض تاریخ ها را به میلادی نمایش می دهد و افزودن تقویم شمسی به گوگل کلندر برای بعضی چالش برانگیز است. هرچند هم اکنون نمی توان تقویم خورشیدی را به عنوان تقویم پیش فرض انتخاب کرد اما خوشبختانه امکان استفاده از تقویم هجری شمسی به عنوان تقویم دوم وجود دارد.

برای تنظیم تقویم هجری شمسی در گوگل کلندر، با زدن علامت چرخ دنده به بخش تنظیمات بروید. از بخش موارد کلی (General) روی گزینه های نما (View options) و سپس تقویم های جایگزین (Alternate calendars) کلیک کنید و در نهایت فارسی (Persian) را بزنید. بدین ترتیب تاریخ شمسی به عنوان تاریخ دوم زیر تاریخ میلادی دیده خواهد شد.

بعلاوه اگر بخواهید تقویم دارای مناسبت های خاص مانند مناسبت های ایران را به گوگل کلندر اضافه کنید، می توانید در نوار کناری تقویم روی افزودن تقویم (Add calendar) و سپس از نشانی وب (From URL) بزنید.

بعلاوه اگر از گوشی اندرویدی استفاده می کنید، بعضی مدل ها به صورت پیش فرض از تقویم شمسی در برنامه تقویم خود پشتیبانی می نمایند که به صورت اتوماتیک با گوگل کلندر همگام سازی می گردد.

چگونه گوگل کلندر را فارسی کنیم

برای فارسی سازی محیط گوگل کلندر مراحل زیر را دنبال کنید.

• وارد گوگل کلندر خود شوید.
• به بخش تنظیمات (Settings) بروید.
• از قسمت زبان و منطقه (Language and Region) و بخش زبان (Language) زبان فارسی را انتخاب کنید.

باید توجه داشته باشید که این تغییر فقط رابط کاربری تقویم را فارسی می نماید و برای شمسی شدن تاریخ، باید آن را از بخش تقویم های جایگزین اضافه کنید.

افزونه گوگل کلندر

علاوه بر استفاده از گوگل کلندر تحت وب، افزونه ها می توانند تجربه کاربری شما در این برنامه را بهبود دهند. از جمله بعضی از افزونه های محبوب تقویم گوگل برای مرورگر کروم می توان به موارد زیر اشاره نمود.

Checker Plus for Google Calendar: برای نمایش رویدادها در نوار ابزار مرورگر بدون احتیاج به باز کردن کلندر.

Event Merge for Google Calendar: ترکیب رویدادهای تکراری در یک نمای واحد.

Zoom Scheduler: به افزودن مستقیم لینک جلسه زوم به رویداد یاری می نماید.

بعلاوه با استفاده از بعضی افزونه های کمتر شناخته شده یا اکستنشن های مخصوص گوگل ورک اسپیس، می توانید گوگل کلندر را با ابزارهایی مانند ترلو، اسلک و نوشن هم یکپارچه کنید.

جمع بندی

اگر در پی برنامه ای قدرتمند برای مدیریت زمان، برنامه ریزی روزانه و یادآوری دقیق رویدادها هستید، قطعا گوگل کلندر می تواند یکی از برترین گزینه ها برای شما باشد. این ابزار به صورت رایگان در دسترس است و با کمی تنظیم و فعال کردن بعضی افزونه ها، می تواند کاملا با احتیاجهای کاربران حتی کاربران فارسی زبان هماهنگ گردد. به تدریج ویژگی های بیشتری از هوش مصنوعی گوگل هم در این برنامه ادغام می گردد تا هر چه بیشتر جوابگوی احتیاجهای کاربران باشد.